Ratgeber

KI-Wissensdatenbank: Vertrag, Eigentum und Ausstieg

Wem gehören am Ende Daten, Zugänge und Ergebnisse? Die Antwort auf diese Frage sagt mehr über einen Anbieter aus als jede Referenzliste — und gehört vor die Unterschrift, nicht danach.

Angebot nach Anfrage6 bis 10 WochenStand 2026
Kurz gesagt

Vor der Beauftragung von KI-Wissensdatenbank gehört schriftlich geklärt: Daten und Zugänge gehören dem Auftraggeber, in welchem Format und welcher Frist sie bei Beendigung herausgegeben werden, was eine spätere Änderung kostet, und dass Dokumentation eine Angebotsposition ist und keine mündliche Zusage.

01 — Vertrag

Was schriftlich geklärt gehört

  • Eigentum an Daten und Zugängen. Sie gehören dem Auftraggeber. Wenn ein Anbieter das nicht klar bestätigt, ist das die wichtigste Information des Gesprächs.
  • Herausgabe bei Beendigung. In welchem Format, in welcher Frist, zu welchen Kosten.
  • Keine Mindestlaufzeit ohne Gegenleistung. Bindung ist vertretbar, wenn dafür etwas geliefert wird — sonst nicht.
  • Was eine spätere Änderung kostet. Nicht der Projektpreis entscheidet über die Gesamtkosten, sondern der Stundensatz für das dritte Jahr.
  • Dokumentation als Liefergegenstand. Nicht als Zusage, sondern als Position im Angebot.

02 — Fragen

Fragen, die ihr stellen solltet

  • Was passiert, wenn das Projekt teurer wird als geschätzt — wer trägt das?
  • Wem gehören Daten, Zugänge und, falls entwickelt wird, der Quellcode?
  • Was kostet der Betrieb im zweiten und dritten Jahr?
  • Wie sieht die Dokumentation aus, die wir am Ende bekommen?
  • Woran würden Sie messen, ob das Projekt erfolgreich war?
  • Gibt es einen Fall, in dem Sie uns davon abraten würden?

03 — Warnsignale

Wann man skeptisch werden sollte

  • Garantierte Ergebnisse. Wer Platz eins bei Google oder eine bestimmte Umsatzsteigerung zusagt, verkauft etwas, das er nicht liefern kann.
  • Kein Nein. Ein Anbieter, der jedes Vorhaben für eine gute Idee hält, hat entweder nicht zugehört oder verkauft nur.
  • Zeitdruck. Befristete Rabatte auf Projektpreise sind ein Vertriebsinstrument, kein Angebot.
  • Unklare Eigentumsverhältnisse. Wer nicht klar sagt, wem Daten und Zugänge gehören, meint es nicht gut.
  • Kein Ansprechpartner mit Fachkenntnis. Wenn im Erstgespräch nur Vertrieb sitzt, entstehen die Missverständnisse dort.

04 — Fragen

Häufige Fragen

Sieht dann jeder alles?

Nein. Die Rechte aus euren bestehenden Systemen werden übernommen. Wer einen Ordner heute nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.

Muss das in der Cloud laufen?

Nein. Für sensible Bereiche setzen wir Modelle ein, die vollständig auf eurer eigenen Hardware laufen. Das kostet mehr Einrichtung und etwas Antwortqualität, dafür verlässt kein Dokument das Haus.

Was, wenn wir mehrere Sprachen im Dokumentenbestand haben?

Kein Problem — die Suche versteht Fragen und Dokumente unabhängig von der Sprache und findet auch dann die richtige Antwort, wenn Frage und Quelle in unterschiedlichen Sprachen verfasst sind.

Können wir das schrittweise auf weitere Abteilungen ausweiten?

Ja, das ist der übliche Weg. Start mit einer Abteilung, aus deren Fragen und Ergebnissen lernen, dann erst die nächste anschließen — statt alles auf einmal freizugeben.

Wie erkennen wir veraltete Antworten?

Über Datumsangaben und eine Kennzeichnung von Dokumenten, die als überholt markiert wurden. Zusätzlich zeigt die Auswertung, welche Quellen häufig herangezogen werden — die pflegt man dann zuerst.

Unsere Dokumente sind ein Chaos. Geht das trotzdem?

Zu einem gewissen Grad ja — das System kommt mit unterschiedlichen Formaten und Strukturen zurecht. Was es nicht leisten kann, ist widersprüchliche Information aufzulösen. Wenn drei Versionen einer Preisliste kursieren, muss vorher geklärt werden, welche gilt.

Wie lange dauert die Einrichtung bei einem großen Dokumentenbestand?

Das hängt weniger an der Menge als am Zustand: Gut strukturierte Ablagen mit wenigen Dopplungen sind in wenigen Wochen einsatzbereit, gewachsene Ablagen mit vielen Altversionen brauchen eine Bereinigungsrunde vorab.

Nächster Schritt

Erste Einschätzung, ohne Verpflichtung.

Beschreibt kurz, worum es geht. Ihr bekommt eine ehrliche Antwort dazu, was realistisch ist und was es ungefähr kostet.