Rechnungsverarbeitung automatisieren für Autohäuser

Die werden erkannt und mit dem hinterlegten Umrechnungskurs verbucht. Bei Bedarf lässt sich ein fester Stichtagskurs oder der Tageskurs beim Rechnungseingang hinterlegen.

Die landet in einer Prüfliste. Nichts wird geraten und nichts geht verloren. Mit der Zeit wird die Liste kürzer, weil wiederkehrende Lieferanten sicher erkannt werden.

Strukturierte elektronische Rechnungen werden im europäischen Raum schrittweise verpflichtend, mit unterschiedlichen Fristen je Land. Eine Verarbeitung, die Formate wie ZUGFeRD und XRechnung von Anfang an versteht, erspart die spätere Umstellung.

Die Ablage erfüllt die Anforderungen an Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit. Originalbeleg, erkannte Daten, Korrekturen und Freigaben werden mit Zeitstempel protokolliert. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Österreich grundsätzlich sieben Jahre.

Das System erkennt Duplikate anhand von Rechnungsnummer, Betrag und Absender und markiert sie, statt sie doppelt zu verbuchen — ein häufiger, teurer Fehler bei manueller Erfassung.

So schnell wie möglich — im Fahrzeughandel entscheidet die Reaktionszeit häufiger als der Preis. Wer innerhalb von Minuten eine konkrete Antwort schickt, ist im Rennen; wer am nächsten Tag antwortet, oft nicht mehr.

Bei den gängigen Systemen ja. Wenn keine Schnittstelle existiert, arbeiten wir über den E-Mail-Eingang der Portale — das funktioniert unabhängig vom Händlersystem.

Das hängt an drei Zahlen: wie oft der betroffene Ablauf vorkommt, wie lange er dauert und was eine Stunde bei euch kostet. Bei Autohäusern ist der Ansatzpunkt meist Bündelung der Portalanfragen in einem Eingang. Wir rechnen das vor dem Angebot mit euren Zahlen durch — und sagen es, wenn es sich nicht lohnt.