Ratgeber

KI-Wissensdatenbank: Ablauf, Vorgehen und was von euch gebraucht wird

Der Ablauf beim Thema KI-Wissensdatenbank von der ersten Frage bis zum laufenden Betrieb — inklusive dessen, was ihr beisteuern müsst, damit es funktioniert.

Angebot nach Anfrage6 bis 10 WochenStand 2026
Kurz gesagt

Ein KI-Wissensdatenbank-Projekt läuft in 4 Schritten: von „Quellen festlegen" bis „Rollout", insgesamt 6 bis 10 Wochen. Jeder Schritt endet mit einer klaren Freigabe, bevor der nächste beginnt.

01 — Ablauf

Die Schritte im Detail

  1. Quellen festlegen

    Welche Ablagen kommen rein, welche bleiben draußen. Meist ist weniger mehr.

  2. Rechte klären

    Das Rechtekonzept aus euren Systemen wird übernommen, nicht neu erfunden.

  3. Indexieren und testen

    Wir testen mit echten Fragen aus dem Betrieb und messen, ob die richtigen Dokumente gefunden werden.

  4. Rollout

    Start mit einer Abteilung, danach Ausweitung. Die Auswertung zeigt, wo Dokumentation fehlt.

02 — Mitwirkung

Was wir von euch brauchen

  • Eine Ansprechperson, die entscheiden darf — nicht nur weiterleiten.
  • Zugang zu den betroffenen Systemen, rechtzeitig und nicht am Tag des Livegangs.
  • Echte Beispiele aus dem Alltag — je unsauberer, desto nützlicher für den Test.
  • Zwei bis vier Stunden für Abstimmung, verteilt über die Projektlaufzeit.
  • Eine Antwort auf die Frage, was Erfolg bedeutet. Ohne die lässt sich hinterher nichts beurteilen.

03 — Umfang

Was dazugehört

  • Erschließung eurer Ablagen: Dateiserver, SharePoint, Google Drive, Confluence, Mailarchive
  • Antworten mit Quellenangabe und Sprung ins Originaldokument
  • Rechtekonzept — wer was sehen darf, gilt auch für die Suche
  • Erkennung veralteter Dokumente, damit keine überholten Antworten kommen
  • Auswertung, welche Fragen gestellt werden und wo Dokumentation fehlt
  • Betrieb wahlweise in der EU-Cloud oder auf eurer eigenen Infrastruktur

04 — Fragen

Häufige Fragen

Was ist RAG?

Die Abkürzung steht für retrieval-augmented generation. Statt das Sprachmodell aus dem Gedächtnis antworten zu lassen, wird zuerst in euren Dokumenten gesucht, und nur die gefundenen Stellen werden zur Beantwortung herangezogen. Das ist der Grund, warum die Antwort eine Quelle hat.

Wie lange dauert die Einrichtung bei einem großen Dokumentenbestand?

Das hängt weniger an der Menge als am Zustand: Gut strukturierte Ablagen mit wenigen Dopplungen sind in wenigen Wochen einsatzbereit, gewachsene Ablagen mit vielen Altversionen brauchen eine Bereinigungsrunde vorab.

Unsere Dokumente sind ein Chaos. Geht das trotzdem?

Zu einem gewissen Grad ja — das System kommt mit unterschiedlichen Formaten und Strukturen zurecht. Was es nicht leisten kann, ist widersprüchliche Information aufzulösen. Wenn drei Versionen einer Preisliste kursieren, muss vorher geklärt werden, welche gilt.

Können wir das schrittweise auf weitere Abteilungen ausweiten?

Ja, das ist der übliche Weg. Start mit einer Abteilung, aus deren Fragen und Ergebnissen lernen, dann erst die nächste anschließen — statt alles auf einmal freizugeben.

Sieht dann jeder alles?

Nein. Die Rechte aus euren bestehenden Systemen werden übernommen. Wer einen Ordner heute nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.

Was, wenn wir mehrere Sprachen im Dokumentenbestand haben?

Kein Problem — die Suche versteht Fragen und Dokumente unabhängig von der Sprache und findet auch dann die richtige Antwort, wenn Frage und Quelle in unterschiedlichen Sprachen verfasst sind.

Muss das in der Cloud laufen?

Nein. Für sensible Bereiche setzen wir Modelle ein, die vollständig auf eurer eigenen Hardware laufen. Das kostet mehr Einrichtung und etwas Antwortqualität, dafür verlässt kein Dokument das Haus.

05 — Entscheidung

Wie ihr weiterkommt

Der günstigste nächste Schritt ist ein Gespräch, kein Angebot. Zwanzig Minuten reichen meist, um zu klären, ob ein Vorhaben Sinn hat, in welchem Rahmen es liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.

Falls nicht, sagen wir das. Ein ehrliches Nein kostet weniger als ein Projekt, das man nach drei Monaten abbricht — für beide Seiten.

Nächster Schritt

Reden wir kurz darüber, ob sich das bei euch rechnet.

Ein Gespräch von zwanzig Minuten reicht meistens, um zu klären, ob ein Projekt Sinn hat. Wenn nicht, sagen wir das — das ist billiger für beide Seiten als ein Angebot, das niemand braucht.