Was braucht man für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung? Die Voraussetzungen

01 — Voraussetzungen

Was ihr für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung braucht

• Einen klar benannten Anlass. Nicht „wir sollten mal etwas mit KI machen", sondern ein Ablauf, der heute nachweislich Zeit oder Aufträge kostet.
• Vorhandene Inhalte oder Daten. Rechnungsverarbeitung automatisieren arbeitet mit dem, was da ist. Je vollständiger die Ausgangslage, desto kürzer die Einrichtung.
• Zugriff auf die betroffenen Systeme. Wer die Zugänge verwaltet, gehört von Anfang an eingebunden — das ist erfahrungsgemäß der häufigste Verzögerungsgrund.
• Eine entscheidungsbefugte Ansprechperson. Eine, nicht drei.
• Bereitschaft, nach dem Start nachzuschärfen. Die ersten Wochen im echten Betrieb zeigen, was im Konzept gefehlt hat. Das ist normal und eingeplant.

02 — Mitwirkung

Was wir von euch brauchen

• Eine Ansprechperson, die entscheiden darf — nicht nur weiterleiten.
• Zugang zu den betroffenen Systemen, rechtzeitig und nicht am Tag des Livegangs.
• Echte Beispiele aus dem Alltag — je unsauberer, desto nützlicher für den Test.
• Zwei bis vier Stunden für Abstimmung, verteilt über die Projektlaufzeit.
• Eine Antwort auf die Frage, was Erfolg bedeutet. Ohne die lässt sich hinterher nichts beurteilen.

03 — Passung

Wann es sich lohnt

• Der betroffene Ablauf kommt mindestens wöchentlich vor.
• Er folgt Regeln, die man aufschreiben kann — auch wenn es Ausnahmen gibt.
• Er ist heute Handarbeit, die niemand gerne macht.
• Es gibt eine Person, die entscheidet, und nicht drei, die sich abstimmen müssen.
• Ihr könnt benennen, woran ihr merken würdet, dass es funktioniert hat.