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Ratgeber

Checkliste: Dokumentenverarbeitung mit KI vorbereiten

Was ihr klären solltet, bevor ihr Angebote zum Thema Dokumentenverarbeitung mit KI einholt. Je mehr davon vorher steht, desto belastbarer werden die Angebote.

Einschätzung anfragen ↗Dokumentenverarbeitung mit KI
Angebot nach Anfrage4 bis 8 WochenStand 2026
Kurz gesagt

Vor der Entscheidung für eine Dokumentenverarbeitung mit KI lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme: welcher Ablauf am meisten Zeit kostet, wer das System später betreut, und ob die nötigen Inhalte überhaupt vorliegen. Die vollständige Checkliste steht weiter unten.

01 — Checkliste

Vor dem ersten Angebot klären

  • Was soll besser werden? In einem Satz, ohne Fachbegriffe.
  • Woran merkt ihr es? Eine Zahl, die sich ändern soll.
  • Wer entscheidet? Eine Person, nicht ein Gremium.
  • Welches Budget steht zur Verfügung? Ein Rahmen genügt — er macht Angebote vergleichbar statt beliebig.
  • Bis wann? Und woran hängt der Termin.
  • Welche Systeme sind betroffen? Und wer hat dort Zugang.
  • Was habt ihr schon? Inhalte, Daten, Vorarbeiten — das senkt den Preis.

02 — Mitwirkung

Was wir von euch brauchen

  • Eine Ansprechperson, die entscheiden darf — nicht nur weiterleiten.
  • Zugang zu den betroffenen Systemen, rechtzeitig und nicht am Tag des Livegangs.
  • Echte Beispiele aus dem Alltag — je unsauberer, desto nützlicher für den Test.
  • Zwei bis vier Stunden für Abstimmung, verteilt über die Projektlaufzeit.
  • Eine Antwort auf die Frage, was Erfolg bedeutet. Ohne die lässt sich hinterher nichts beurteilen.

03 — Fragen

Fragen, die ihr stellen solltet

  • Was passiert, wenn das Projekt teurer wird als geschätzt — wer trägt das?
  • Wem gehören Daten, Zugänge und, falls entwickelt wird, der Quellcode?
  • Was kostet der Betrieb im zweiten und dritten Jahr?
  • Wie sieht die Dokumentation aus, die wir am Ende bekommen?
  • Woran würden Sie messen, ob das Projekt erfolgreich war?
  • Gibt es einen Fall, in dem Sie uns davon abraten würden?

04 — Fragen

Häufige Fragen

Wie gut funktioniert das bei schlechten Scans?

Deutlich besser als klassische Texterkennung, weil das Modell den Zusammenhang mitliest und nicht nur Zeichen erkennt. Wir messen das aber an euren echten Dokumenten und nennen die Quote, statt sie zu versprechen.

Brauchen wir für jeden Lieferanten eine Vorlage?

Nein, das ist der Unterschied zu älteren Lösungen. Das System erkennt die Felder inhaltlich, nicht über feste Positionen auf dem Blatt — auch bei einem Lieferanten, der zum ersten Mal schickt.

Ist das revisionssicher?

Jede Verarbeitung wird protokolliert: Originaldokument, erkannte Werte, Korrekturen, Zeitstempel, verantwortliche Person. Das Original bleibt unverändert erhalten.

Funktioniert das auch bei handschriftlichen Notizen?

Bei sauberer Handschrift ja, mit spürbar niedrigerer Trefferquote als bei gedruckten Dokumenten. Wir messen das vorab an euren echten Beispielen und sagen ehrlich, ob es sich für euren Fall lohnt.

Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?

Nein, es füttert sie. Die Verarbeitung sitzt davor und liefert saubere Daten an das System, das ihr ohnehin nutzt.

Was passiert mit dem Papieroriginal?

Das bleibt unangetastet und wird nicht automatisch entsorgt. Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt weiterhin, was euer Steuerberater dazu vorgibt — die Digitalisierung ersetzt das nicht automatisch.

Wie schnell sehen wir die Trefferquote, bevor wir uns entscheiden?

Vor dem Angebot: Wir testen an einem Stapel eurer echten Dokumente und nennen die gemessene Quote pro Feld — keine Schätzung, sondern ein Ergebnis, das ihr selbst nachvollziehen könnt.

99 — Weiter

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Nächster Schritt

Wir schauen uns eure Ausgangslage an.

Erzählt uns, was heute Zeit frisst. Daraus entsteht eine Einschätzung mit Aufwand und Nutzen — und erst danach ein Angebot.

Anfrage senden ↗ office@pipeline-solutions.at ODER +43 681 207 64 203