PIPELINERatgeber
Dokumentenverarbeitung mit KI: Ablauf, Vorgehen und was von euch gebraucht wird
Der Ablauf beim Thema Dokumentenverarbeitung mit KI von der ersten Frage bis zum laufenden Betrieb — inklusive dessen, was ihr beisteuern müsst, damit es funktioniert.
Ein Dokumentenverarbeitung mit KI-Projekt läuft in 4 Schritten: von „Dokumenttypen aufnehmen" bis „Schrittweise scharf schalten", insgesamt 4 bis 8 Wochen. Jeder Schritt endet mit einer klaren Freigabe, bevor der nächste beginnt.
01 — Ablauf
Die Schritte im Detail
Dokumenttypen aufnehmen
Welche Belege kommen rein, in welchen Varianten, mit welchen Feldern.
Messen
Wir testen an einem Stapel echter Dokumente und zeigen die Trefferquote pro Feld — vor dem Angebot.
Anbinden
Die Übergabe ins Zielsystem wird gebaut und geprüft.
Schrittweise scharf schalten
Zuerst prüft ein Mensch alles, dann nur noch die unsicheren Fälle.
02 — Mitwirkung
Was wir von euch brauchen
- Eine Ansprechperson, die entscheiden darf — nicht nur weiterleiten.
- Zugang zu den betroffenen Systemen, rechtzeitig und nicht am Tag des Livegangs.
- Echte Beispiele aus dem Alltag — je unsauberer, desto nützlicher für den Test.
- Zwei bis vier Stunden für Abstimmung, verteilt über die Projektlaufzeit.
- Eine Antwort auf die Frage, was Erfolg bedeutet. Ohne die lässt sich hinterher nichts beurteilen.
03 — Umfang
Was dazugehört
- Erkennung auch bei schlechter Scanqualität, Handyfotos und schiefen Vorlagen
- Extraktion der relevanten Felder je Dokumenttyp, ohne Vorlagen pro Lieferant
- Plausibilitätsprüfung — Summen, Datumsangaben, Steuersätze werden gegengerechnet
- Übergabe an Buchhaltung, ERP oder Warenwirtschaft
- Prüfoberfläche für die Fälle, bei denen sich das System nicht sicher ist
- Revisionssicheres Protokoll jeder Verarbeitung
04 — Fragen
Häufige Fragen
Wie gut funktioniert das bei schlechten Scans?
Deutlich besser als klassische Texterkennung, weil das Modell den Zusammenhang mitliest und nicht nur Zeichen erkennt. Wir messen das aber an euren echten Dokumenten und nennen die Quote, statt sie zu versprechen.
Ersetzt das unsere Buchhaltungssoftware?
Nein, es füttert sie. Die Verarbeitung sitzt davor und liefert saubere Daten an das System, das ihr ohnehin nutzt.
Brauchen wir für jeden Lieferanten eine Vorlage?
Nein, das ist der Unterschied zu älteren Lösungen. Das System erkennt die Felder inhaltlich, nicht über feste Positionen auf dem Blatt — auch bei einem Lieferanten, der zum ersten Mal schickt.
Ist das revisionssicher?
Jede Verarbeitung wird protokolliert: Originaldokument, erkannte Werte, Korrekturen, Zeitstempel, verantwortliche Person. Das Original bleibt unverändert erhalten.
Funktioniert das auch bei handschriftlichen Notizen?
Bei sauberer Handschrift ja, mit spürbar niedrigerer Trefferquote als bei gedruckten Dokumenten. Wir messen das vorab an euren echten Beispielen und sagen ehrlich, ob es sich für euren Fall lohnt.
Wie schnell sehen wir die Trefferquote, bevor wir uns entscheiden?
Vor dem Angebot: Wir testen an einem Stapel eurer echten Dokumente und nennen die gemessene Quote pro Feld — keine Schätzung, sondern ein Ergebnis, das ihr selbst nachvollziehen könnt.
Was passiert mit dem Papieroriginal?
Das bleibt unangetastet und wird nicht automatisch entsorgt. Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt weiterhin, was euer Steuerberater dazu vorgibt — die Digitalisierung ersetzt das nicht automatisch.
05 — Entscheidung
Wie ihr weiterkommt
Der günstigste nächste Schritt ist ein Gespräch, kein Angebot. Zwanzig Minuten reichen meist, um zu klären, ob ein Vorhaben Sinn hat, in welchem Rahmen es liegt und ob wir die Richtigen dafür sind.
Falls nicht, sagen wir das. Ein ehrliches Nein kostet weniger als ein Projekt, das man nach drei Monaten abbricht — für beide Seiten.
99 — Weiter
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Nächster Schritt
Wir schauen uns eure Ausgangslage an.
Erzählt uns, was heute Zeit frisst. Daraus entsteht eine Einschätzung mit Aufwand und Nutzen — und erst danach ein Angebot.