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Datenmigration und Datenschutz: was die DSGVO verlangt
Sobald bei Datenmigration personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten klare Pflichten. Welche das konkret sind, was in der Praxis fast immer fehlt und was tatsächlich reicht.
Sobald bei Datenmigration personenbezogene Daten verarbeitet werden, braucht es Rechtsgrundlage, Zweckbindung, definierte Löschfristen, Information der Betroffenen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem beteiligten Dienstleister. In der Praxis fehlen fast immer dieselben drei Punkte: die Löschfrist, der Hinweis an der Erhebungsstelle und die Klärung, ob der Anbieter die Daten für eigenes Training nutzt.
01 — Datenschutz
Was die DSGVO verlangt
Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden — und das passiert schneller als gedacht, etwa sobald jemand einen Namen oder eine Telefonnummer eingibt — gelten die üblichen Pflichten: Rechtsgrundlage benennen, Zweck festlegen, Datensparsamkeit einhalten, Löschfristen definieren, Betroffene informieren.
Praktisch heißt das für Datenmigration: ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem beteiligten Dienstleister, die Prüfung, wo verarbeitet wird, eine dokumentierte Löschfrist und eine verständliche Passage in der Datenschutzerklärung. Drei Dinge fehlen in der Praxis fast immer: die definierte Löschfrist, der Hinweis an der Stelle, an der die Daten erhoben werden, und die Klärung, ob der Anbieter die Daten für eigenes Training nutzt.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nur bei voraussichtlich hohem Risiko nötig — bei den meisten Vorhaben dieser Art nicht. Die Prüfung selbst sollte trotzdem dokumentiert werden, damit im Anlassfall nachvollziehbar ist, warum sie entfallen ist.
02 — Vertrag
Was schriftlich geklärt gehört
- Eigentum an Daten und Zugängen. Sie gehören dem Auftraggeber. Wenn ein Anbieter das nicht klar bestätigt, ist das die wichtigste Information des Gesprächs.
- Herausgabe bei Beendigung. In welchem Format, in welcher Frist, zu welchen Kosten.
- Keine Mindestlaufzeit ohne Gegenleistung. Bindung ist vertretbar, wenn dafür etwas geliefert wird — sonst nicht.
- Was eine spätere Änderung kostet. Nicht der Projektpreis entscheidet über die Gesamtkosten, sondern der Stundensatz für das dritte Jahr.
- Dokumentation als Liefergegenstand. Nicht als Zusage, sondern als Position im Angebot.
03 — Risiken
Was schiefgehen kann
- Das System antwortet falsch. Begrenzbar, indem es ausschließlich aus geprüften Inhalten arbeitet und bei Unsicherheit weiterleitet statt zu raten. Das ist eine Konfigurationsentscheidung, keine Eigenschaft der Technik.
- Der Aufwand wird unterschätzt. Häufigster Grund: unklare Ausgangslage. Eine ehrliche Bestandsaufnahme vor dem Angebot verhindert das zuverlässiger als jeder Puffer.
- Niemand pflegt es. Das größte Risiko überhaupt — und das am leichtesten vermeidbare.
- Datenschutzlücken. Entstehen fast immer durch fehlende Löschfristen und unklare Zuständigkeit, selten durch die Technik selbst.
- Abhängigkeit vom Anbieter. Vermeidbar, wenn Zugänge, Daten und Dokumentation vertraglich beim Auftraggeber liegen.
04 — Fragen
Häufige Fragen
Wie lange dauert eine Migration?
Die Übertragung selbst meist Stunden. Die Zeit geht für Analyse, Regeln und Probeläufe drauf — üblicherweise zwei bis sechs Wochen, abhängig vom Zustand der Altdaten.
Was, wenn nach der Umschaltung etwas fehlt?
Deshalb Zählprotokoll und Rückfallmöglichkeit: Der Altbestand bleibt unangetastet, bis die Abnahme erfolgt ist. Nachträgliche Ergänzungen einzelner Bereiche sind möglich.
Nehmen wir alles mit?
Selten sinnvoll. Karteileichen, Testdatensätze und zehn Jahre alte Vorgänge belasten das neue System. Wir empfehlen, den aktiven Bestand zu migrieren und den Rest archiviert verfügbar zu halten.
Brauchen wir für die Migration Zugriff auf beide Systeme gleichzeitig?
Ja, zumindest für den Zeitraum der Probeläufe und der eigentlichen Umschaltung. Danach kann der Zugang zum Altsystem eingeschränkt oder beendet werden.
Was passiert mit Anhängen und Dokumenten am Datensatz?
Die werden mitübernommen, sofern das Zielsystem sie unterstützt. Wo das Format nicht passt, wird vorher geklärt, ob eine Konvertierung nötig ist oder eine externe Ablage sinnvoller bleibt.
Wie stellen wir sicher, dass nichts verloren geht?
Über das Zählprotokoll: Anzahl der Datensätze vorher und nachher wird abgeglichen, Stichproben werden inhaltlich geprüft. Erst nach dieser Abnahme gilt die Migration als abgeschlossen.
Können wir parallel weiterarbeiten?
Bei kurzen Umstellungen ja, mit einem Stichtag. Bei längeren Migrationen arbeitet man üblicherweise bis zur Umschaltung im Altsystem weiter und überträgt den Zuwachs am Schluss.
99 — Weiter
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Wir lesen jede Anfrage selbst und melden uns persönlich zurück. Kein Vertriebsteam, kein Rückrufformular in die Leere.