Arztpraxen · Ratgeber

Arztpraxen: Dokumentation und Nachweise vereinfachen

Dokumentation wird selten aus Überzeugung gemacht, sondern weil sie verlangt wird. Wie sie in Arztpraxen nebenbei entsteht, statt abends nachgeholt zu werden.

Gesundheit und PflegeStand 2026Angebot nach Anfrage
Kurz gesagt

Dokumentation funktioniert in Arztpraxen nur, wenn sie am Ort des Geschehens entsteht statt abends nachgeholt zu werden. Ein Foto mit automatischem Zeitstempel und Zuordnung ersetzt die meisten Freitextfelder — und jedes zusätzliche Pflichtfeld senkt die Wahrscheinlichkeit, dass überhaupt etwas erfasst wird.

01 — Dokumentation

Dokumentation, die nebenbei entsteht

  • Am Ort des Geschehens erfassen. Was erst abends nachgetragen wird, ist unvollständig — und kostet doppelt.
  • Foto statt Formular. Ein Bild mit automatischem Zeitstempel und Zuordnung ersetzt in Arztpraxen die meisten Freitextfelder.
  • Nur erfassen, was gebraucht wird. Jedes zusätzliche Pflichtfeld senkt die Wahrscheinlichkeit, dass überhaupt etwas erfasst wird.
  • Automatisch zuordnen. Die Verknüpfung mit Auftrag, Kunde und Termin sollte das System leisten, nicht die Person vor Ort.
  • Auffindbar ablegen. Dokumentation, die man im Streitfall nicht findet, ist keine.

02 — Ansatzpunkte

Abläufe, die sich bei Arztpraxen lohnen

  • Terminvergabe online mit Terminarten und Dauer
  • Rezeptbestellung über Formular statt Telefon
  • Automatische Terminerinnerung
  • Vorabinformation zu Untersuchungen
  • Rückrufliste statt Dauerbesetztzeichen
Faustregel

Ein Ablauf eignet sich, wenn er mindestens wöchentlich vorkommt, klaren Regeln folgt und heute Handarbeit ist. Fehlt einer der drei Punkte, ist Handarbeit meist günstiger.

03 — Grenzen

Wann man es bleiben lassen sollte

  • Wenn die Ausnahmen überwiegen. Wo jeder Fall anders liegt, wird Automatisierung teurer als Handarbeit — das kommt in Arztpraxen häufiger vor, als Anbieter zugeben.
  • Wenn das Volumen zu klein ist. Bei wenigen Vorgängen im Monat rechnet sich kein System, auch kein günstiges.
  • Wenn der Engpass woanders liegt. Wer zu wenige Anfragen hat, braucht keine schnellere Bearbeitung, sondern mehr Sichtbarkeit.
  • Wenn niemand es pflegen wird. Das ist der häufigste Grund, warum Systeme nach einem Jahr wieder abgeschaltet werden.
  • Mitten in der Hochsaison. Grippewelle im Winter, Vorsorge im Frühjahr, Montagvormittag durchgehend Spitze. In dieser Zeit fehlt die Aufmerksamkeit für eine Umstellung.

04 — Fragen

Häufige Fragen

Ist das mit dem Datenschutz im Gesundheitsbereich vereinbar?

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, deshalb gelten strengere Anforderungen: europäische Verarbeitung, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschlüsselung, enge Löschfristen und Zugriff nur für berechtigte Personen. Wir bauen entsprechend — ein Terminsystem, das nur Name und Terminart kennt, ist datenschutzrechtlich unproblematischer als eines, das Symptome erfasst.

Ersetzt das die Ordinationshilfe am Telefon?

Nein, es entlastet sie. Der Anteil an Anrufen, der reine Terminvergabe und Rezeptbestellung ist, liegt in vielen Praxen bei mehr als der Hälfte. Genau dieser Teil lässt sich verlagern — für alles andere bleibt mehr Zeit.

Wie senken wir Nichterscheinen?

Erinnerung 24 Stunden vorher plus eine kurze am Terminmorgen, jeweils mit einfacher Absagemöglichkeit. Wer leicht absagen kann, sagt ab — und der Termin wird neu vergeben, statt leer zu bleiben.

Arbeitet ihr auch mit Arztpraxen?

Ja. Wir arbeiten aus dem Mühlviertel für Kundinnen und Kunden in ganz Österreich. Der Großteil der Zusammenarbeit läuft ohnehin über Videocalls und geteilte Dokumente — das spart beiden Seiten Fahrzeit. Wo ein Termin vor Ort sinnvoll ist, kommen wir.

Was kostet der Einstieg?

Das hängt am Vorhaben, nicht an der Branche. Ein Google-Unternehmensprofil samt lokaler Sichtbarkeit ist überschaubar, eine Website oder ein Chatbot sind größere Projekte. Schreibt uns kurz euer Anliegen — wir rechnen das durch und schicken einen Vorschlag.

Womit sollten wir anfangen?

Mit dem Engpass, nicht mit dem Interessantesten. Bei Arztpraxen ist das erfahrungsgemäß Terminvergabe online mit Terminarten und Dauer.

Gibt es Förderungen?

Für Digitalisierungsvorhaben gibt es in Österreich mehrere Förderschienen, etwa KMU.DIGITAL oder die aws-Digitalisierungsförderung. Ob und in welcher Höhe eine davon aktuell für euer Vorhaben infrage kommt, prüfen wir individuell mit euch. Aktuelle Bedingungen: kmudigital.at, aws.at.

Nächster Schritt

Schickt uns ein paar Sätze zu eurem Vorhaben.

Wir lesen jede Anfrage selbst und melden uns persönlich zurück. Kein Vertriebsteam, kein Rückrufformular in die Leere.